Mitä postitustalossa tapahtuu ja miksi?
Osoitteellisten lähetysten postittamisessa ei riitä, että kirjeet laitetaan kuoreen tai että niissä on pelkkä osoite päällä. Jakelija, kuten Posti, edellyttää lähetykseltä paljon toimenpiteitä ennen kuin ottaa lähetyksen vastaan ja jaettavakseen.
Lähetyksessä on luonnollisesti oltava vastaanottajan osoitetiedot mahdollisimman tarkasti ja oikein. Postitustalo voi huolehtia puolestasi siitä, että osoiterekisteri on tuoreutettu – toisin sanoen rekisteristä poistetaan väärät osoitteet ja esimerkiksi edesmenneet henkilöt. Osoitteen kirjasintyyppiin eli fonttiin on syytä kiinnittää huomiota. Postin lajittelukone lukee osoitetta automaattisesti. Siksi fontin on oltava sellainen, jota automaatio ymmärtää. Posti tekee myös käsinlajittelua, mutta se on kalliimpi palvelu.
Lähetyksestä on käytävä ilmi jakelutapa, joka ilmaistaan postaalimerkinnällä osoitekentässä. Postittaja on tässäkin asiantuntija ja tietää, mitä ja miten merkitään. Lisäksi lähetyksessä olisi syytä mainita käytetty osoiterekisteri. Tätä sanotaan osoitelähdemerkinnäksi.
Kun lähetyksessä on tarvittavat merkinnät oikein, postitustalo huolehtii ennakkoilmoituksen tekemisestä Postin järjestelmään. Lähetykset lajitellaan Postin ohjeistuksen mukaan. Postinumerojärjestys on oleellinen, mutta lajitteluun liittyy myös paljon muita sääntöjä. Siksi kannattaa luottaa ammattilaisen toteutukseen.
Ammattipostittajan avulla voi säästää kustannuksia, kun puolestasi huolehditaan, etteivät esimerkiksi jakelumaksut tuota yllätyksiä. Yksittäisen lähetyksen paino, koko ja materiaali ratkaisevat jakelun kustannuksen.
Postitustalon rooli on huolehtia lähettäjän ja jakeluyhtiön välillä siitä, että lähetyksen edellytykset toteutuvat ja lähetys postitetaan tarkoituksenmukaisimmalla tavalla. Ilman ammattilaista lähetykset saattaisivat jäädä jakamatta tai postimaksut tuottaa yllätyksen. Siksi ammattimainen postitustalo kannattaa ottaa mukaan jo suunnitteluvaiheessa.
Kun postitustalolla on tarjota myös painopalvelut, kuten Mailhousella on, varmistuu laadukkuus koko palveluketjussa loppuvastaanottajalle saakka kustannustehokkaimmalla tavalla.
Postitustalon tehtäviä:
- Tuoreuttaa asiakkaan rekisterin
- Huolehtii lähetyksen asianmukaisista merkinnöistä
- Sopii lähettäjän kanssa jakelutavan ja varmistaa oikean postimaksun
- Lajittelee lähetykset Postin tai muun jakelijan ohjeistuksen mukaan
- Huolitsee ja tekee ennakkoilmoitukset sekä lähetyslistat